Stel vragen om stress te verlagen

Secretariaten, marketingafdelingen, administraties en verkoopafdelingen hebben er allemaal mee te maken: een continue doorstroom van opdrachten of piekmomenten waarop iedereen iets van je lijkt te willen: de mailbox loopt vol, de telefoon blijft gaan en collega’s leggen werk op het bureau. En natuurlijk wil iedereen dat het vandaag af komt… Tenminste, dat neem jij aan. En dat veroorzaakt stress!

In praktijk blijkt het vaak niet nodig om in paniek te raken van de hoeveelheid werk. Begin met het stellen van de juiste vragen om de prioriteit te bepalen. Als eerste is het prettig om te weten ‘wanneer moet het af?’ Eind van de dag is lang niet altijd de doelstelling. Soms kunnen klussen wachten tot de volgende dag of zelfs tot de volgende week. Duidelijkheid geeft rust.

Omdenken vraag

Komt er werk waarvan je denkt dat het eigenlijk bij een ander hoort, stuur jouw opdrachtgever er dan mee naar de betreffende persoon. Ga niet zelf doordelegeren want dit kost tijd en geeft het risico van ruis op de lijn. Directe communicatie tussen jouw collega’s is hier efficiënt en voor jou effectief want je mag er volledig afstand van nemen.

Staan er twee collega’s aan je bureau die jou allebei vragen of je ‘nu’ ‘direct’ een ‘spoedje’ voor ze kunt doen, bepaal dan of het mogelijk is: hoeveel tijd kosten de spoedjes, hoeveel spoed is erbij en wie heeft de meeste spoed. Ben je zelf niet in staat om dat laatste te beslissen, stel dan gerust de collega’s voor om samen even uit te praten welke opdracht het eerst verwerkt moet worden, terwijl jij ondertussen even doorgaat met de rest van je werk.

Manage je collega’s en stel vragen om stress te verlagen.

 

Vind jij het lastig om je werk goed te organiseren of om je collega’s te managen? Neem gerust contact op om te kijken welke mogelijkheden er zijn om je hierin door mij te laten coachen: info@rcsd.nl